L’evoluzione digitale ha comportato lo sviluppo sotto il punto di vista tecnologico della maggior parte dei settori lavorativi, che hanno maturato competenze in grado di sfruttare al meglio i software cooperativi per semplificare e facilitare il lavoro da svolgere e i team di lavoro.

Groupware: cos’è?

Groupware è un termine che viene da un gioco di parole inglese, costituito dalla parola “group” che significa gruppo e da “-ware” che è il suffisso di software o hardware, e sta ad indicare un software cooperativo che ha come scopo quello di facilitare la collaborazione tra i membri di un gruppo di lavoro.

Questo termine, però, non indica solo la tecnologia in sé che consente di svolgere il lavoro in modo cooperativo ma anche tutti i processi che ne permettono lo svolgimento, inclusa la partecipazione attiva dei membri.

L’idea di base, infatti, è che l’unione di persone con un obiettivo comune che lavorano in sinergia per il suo raggiungimento, collaborando con l’ausilio di software specifici che incrementino la partecipazione dei singoli.

Ciò è possibile solo se sono presenti quattro importantissimi incentivi:

• La comunicazione tra tutti i membri del gruppo;
• La condivisione continua delle informazioni e degli aggiornamenti;
• La democrazia nelle prese di decisione che devono coinvolgere tutti i partecipanti del gruppo;
• La schedulazione e pianificazione delle attività da svolgere.

Dunque, il lavoro in team implica quelle che nel settore vengono chiamate le “tre C”: comunicazione, collaborazione e coordinazione. La presenza di questi tre elementi è fondamentale per la buona riuscita di qualsiasi progetto che coinvolga un gruppo di persone che devono necessariamente comunicare tra loro, essere coordinati nelle mansioni e collaborare l’un l’altro per raggiungere l’obiettivo nella maniera più ergonomica possibile.

Vantaggi e caratteristiche dei software cooperativi o groupware

I vantaggi dei software cooperativi o groupware, a questo punto, sono piuttosto chiari: come detto precedentemente, questi strumenti permettono di facilitare e semplificare il lavoro in team grazie alle loro funzionalità e caratteristiche.

Innanzitutto, al giorno d’oggi, software e app sono fornite di un’interfaccia intuibile e facile da usare, agevolando notevolmente il loro utilizzo essendo che non richiedono grandi conoscenze informatiche oltre alle nozioni e competenze base. Inoltre, hanno funzionalità che permettono lo scambio di informazioni e documenti in tempo reale, consentendo in questo modo anche una comunicazione chiara ed immediata.

Questi software sono forniti anche di strumenti per la pianificazione delle attività, la schedulazione dei compiti e l’assegnazione dei ruoli, per un’organizzazione efficiente ed efficace che permetta la buona riuscita del progetto e il raggiungimento degli obiettivi stabiliti. Unito a tutto ciò, il monitoraggio degli sviluppi del lavoro è un’altra importante funzionalità dei software cooperativi che, appunto, permettono di tenere sotto controllo l’andamento delle attività svolte dal team.

Groupware: l’importanza del lavoro di un team

Abbiamo visto come i software cooperativi possono essere utili per aiutare un team nel suo lavoro, facilitando il processo di elaborazione delle varie attività. Strumenti come i groupware possono essere estremamente utili perché incoraggiano le imprese a sviluppare attività e compiti di gruppo. Questo può essere un grande vantaggio, siccome il lavoro in team può portare a raggiungere gli obiettivi più velocemente, ad avere più idee e soluzioni a potenziali problemi.  

Ecco quindi perché è importante affidarsi a piattaforme che propongono l’utilizzo di un  software cooperativo, per rendere il proprio lavoro e la gestione delle risorse più efficiente.  

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